Wyszukaj w serwisie

Zapytanie ofertowe na realizację poszczególnych zadań w ramach imprezy sportowo-rekreacyjnej pn. Amazonki i ułani, czyli zakrzowski piknik kawaleryjski

Zapytanie ofertowe na realizację poszczególnych zadań w ramach imprezy sportowo-rekreacyjnej pn. „Amazonki i ułani, czyli zakrzowski piknik kawaleryjski”
 

I. ZAMAWIAJĄCY
Urząd Gminy Polska Cerekiew, ul. Raciborska 4, 47-260 Polska Cerekiew

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zapytania ofertowego jest przeprowadzenie określonych zadań podczas imprezy sportowo-rekreacyjnej pn. „Amazonki i ułani, czyli zakrzowski piknik kawaleryjski”. Impreza odbędzie się w terminie 10-12 maja 2013 roku na terenie Ludowego Klubu Jeździeckiego „Lewada” w Zakrzowie. Impreza jest współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach działania 413 „Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju” objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
"Amazonki i ułani, czyli zakrzowski piknik kawaleryjski", to trzydniowa impreza sportowo-rekreacyjna dla mieszkańców wszystkich gmin obszaru działania LGD Euro-Country oraz turystów z ościennych powiatów, zorganizowana w formie towarzyskich zawodów jeździeckich i profesjonalnych pokazów rekonstrukcyjnych grup historycznych.
Piknik rozpocznie się w piątek 10 maja konferencją na temat walk o Kędzierzyn podczas III Powstania Śląskiego. Celem konferencji ma być przybliżenie sposobu i zakresu działania grup rekonstrukcyjnych oraz promowania lokalnych społeczności poprzez nawiązywanie do ich historii. Podczas konferencji odbędzie się panel dyskusyjny.
W sobotę 11 maja imprezę rozpocznie konkurs ujeżdżenia amazonek oraz kawalerzystów. W konkursie tym liczyć się będzie posłuszeństwo konia oraz regulaminowy, zgodny z realiami historycznymi strój. Po południu odbędą się pokazy jeździeckie oraz konkurs skoków przez przeszkody kawalerzystów oraz amazonek.
Ostatnim dniem pikniku kawaleryjskiego będzie niedziela 12 maja, kiedy to odbędą się finałowe przejazdy amazonek w ujeżdżeniu i skokach przez przeszkody oraz konkurs posługiwania się szablą i lancą. Po przerwie na pokazy jeździeckie wszyscy zawodnicy zaprezentują się publiczności w strojach galowych i odbędzie się uroczysta dekoracja.
Konie biorące udział w imprezie przebywać mają w specjalnych boksach od piątku do niedzieli, w stajni zlokalizowanej w bezpośrednim sąsiedztwie z planowanym miejscem organizacji imprezy. Każdy zawodnik otrzyma pamiątkową tabliczkę na boks dla konia zawierającą nazwę i miejsce imprezy wraz z informacją o dofinansowaniu. Na potrzeby organizacji sobotnich i niedzielnych wydarzeń zaplanowano wynajem profesjonalnego nagłośnienia, spikera oraz obsługę techniczną zawodów, która odpowiedzialna będzie za przygotowanie terenu pod zawody i pokazy jeździeckie. Podczas imprezy na miejscu stacjonować ma również karetka pogotowia wraz z lekarzem i sanitariuszem.
Konkursy jeździeckie oceniane będą przez trzech sędziów specjalizujących się w sędziowaniu techniki ujeżdżenia i skoków przez przeszkody. Dla najlepszych trzech kawalerzystów i trzech amazonek zaplanowano nagrody.
Dla wszystkich osób biorących udział w imprezie (zawodnicy, luzacy, sędziowie, obsługa techniczna) zaplanowano pełne wyżywienie, a dla osób przyjezdnych również zakwaterowanie.
Impreza promowana będzie przez lokalne media (Radio Park, Informator społeczno-kulturalny „Florian”, „Nowa Gazeta Lokalna”) oraz plakaty rozwieszone na terenie gmin LGD oraz w miastach Kędzierzyn-Koźle, Głubczyce, Racibórz, Prudnik. Krapkowice, Opole.

3. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych na następujące zadania:
Zadanie 1 – Wynajem 45 boksów dla koni z dostępem do ściółki, paszy i wody.

Zadanie 2 – Przeprowadzenie pokazów kawaleryjskich. Zaplanowano dwa bloki pokazów:
• pokaz kawalerzystów napoleońskich i pokaz kadryla w wykonaniu Amazonek i kawalerzystów w barwach IX Pułku Ułanów Małopolskich
• pokaz musztry kawaleryjskiej i pokaz potęgi skoku w wykonaniu amazonek.
Łączny czas trwania pokazów: około 90 minut.

Zadanie 3 – Wynajem nagłośnienia na 3 dni imprezy. Zestaw winien zawierać: powermixer, 4 kolumny 200 W, statywy pod kolumny, 2 mikrofony przewodowe, mikrofon bezprzewodowy, mała kolumna aktywna z mikrofonem i CD, odtwarzacz CD, notebook, projektor multimedialny. W cenie kosztu zawarta obsługa i transport sprzętu.

Zadanie 4 – Spiker, który prowadzić będzie 3 dni imprezy. Winna to być osoba, która profesjonalnie zajmuje się obsługa zawodów jeździeckich. Dodatkowo oprócz komentowania zawodów do obowiązków spikera należeć będzie przygotowywanie list startowych oraz zliczanie i publikowanie wyników zawodów.

Zadanie 5 – Obsługa techniczna zawodów, polegająca na przygotowaniu terenu zawodów: równaniu i bronowaniu hipodromu w czasie przejazdów, wykoszeniu terenu, rozstawieniu miejsc dla publiczności, rozstawianiu szranek i parkurów, instalacji fotokomórek w konkursach skoków przez przeszkody, rozstawieniu namiotów dla sędziów, uporządkowaniu terenu po imprezie, przygotowaniu dróg dojazdowych do czworoboku konkursowego, przygotowaniu ogniska a także mszy polowej.

Zadanie 6 – Wykonanie pamiątkowych tabliczek na boksy. Tabliczki metalowe o wymiarach 13,5 x 9,5 cm koloru czerwonego. Na tabliczkach zamieszczone logotypy: Unii Europejskiej, Leadera, PROW- u, Lokalnej Grupy Działania Euro-Country, Gminy Polska Cerekiew a także stowarzyszeń: Ludowego Klubu Jeździeckiego „Lewada” oraz „Galopem.pl”. Ponadto na tabliczkach widnieć mają: data imprezy oraz grafika, która znajdować się będzie na plakacie promującym imprezę.

Zadanie 7 – Wykonanie plakatów promujących imprezę, format A2. Na plakacie zamieszczone logotypy: Unii Europejskiej, Leadera, PROW- u, Lokalnej Grupy Działania Euro-Country, Gminy Polska Cerekiew a także stowarzyszeń: Ludowego Klubu Jeździeckiego „Lewada” oraz „Galopem.pl”. Ponadto na plakacie widnieć mają: data imprezy oraz wybrana grafika.

Zadanie 8 – Noclegi zawodników, 45 osób x 2 noclegi. Zawodnicy uczestniczący w imprezie to osoby z całej Polski (Dolny Śląsk, Warszawa, Kraków, Niepołomice, Jasło, Kielce). Są to członkowie stowarzyszeń związanych z rekonstrukcjami historycznymi, biorący od lat udział w tego typu przedsięwzięciach, mający doświadczenie i umiejętności oraz posiadający odpowiednie wyposażenie: umundurowanie, sprzęt jeździecki oraz konie wyszkolone do udziału w konkursach skoków przez przeszkody i ujeżdżenia. Rekrutacja odbywa się telefonicznie. Zawodnicy nie ponoszą kosztów udziału w zawodach, natomiast ponoszą koszty transportu koni.

Zadanie 9 – Wyżywienie zawodników, 2 śniadania, 2 obiady, 2 kolacje, 1 serwis kawowy.

Zadanie 10 – Dostarczenie nagród dla zawodników. Nagrody dla 3 najlepszych ułanów i 3 amazonek. Zwycięzcy otrzymać mają następujące nagrody: replika szabli ze zdobieniem z 1921 roku, lanca kawaleryjska, ogłowie kawaleryjskie, cylinder i plastron dla jeźdźca, komplet ogłowie + ochraniacze, komplet czaprak, nauszniki + owijki.

Zadanie 11 – Wynajem karetki wraz z lekarzem i sanitariuszem na 2 dni imprezy.

Zadanie 12 – sędziowanie konkursów w konkurencjach ujeżdżenie i skoki przez przeszkody: dnia 11 maja w godzinach 9.00-19.00, dnia 12 maja w godzinach 10.00-19.30 z przerwami na pokazy kawaleryjskie, które nie będą sędziowane. Sędziowie muszą posiadać licencję PZJ.

Zadanie 13 – Noclegi luzaków i obsługi technicznej. 14 osób x 2 noclegi. Luzacy i osoby obsługujące imprezę (sekretarze zawodów) nocować mają w miejscu trwania imprezy. Zawody zaczynają się w godzinach porannych, a kończyły wieczorem. Ponadto o godz. 7.00 rano przewidziano karmienie koni.

Zadanie 14 – Wyżywienie luzaków i obsługi technicznej. 14 osób x 2 śniadania, 2 obiady, 2 kolacje, 1 serwis kawowy.

Wykonawca może złożyć ofertę na dowolną liczbę zadań. Wykonawca może złożyć ofertę minimalnie na jedną a maksymalnie na czternaście zadań.

III. FORMA OFERTY
Ofertę należy złożyć w formie pisemnej lub za pośrednictwem poczty e-mail na adres

IV. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
Ofertę w formie papierowej należy złożyć w siedzibie Urzędu Gminy Polska Cerekiew, ul. Raciborska 4, 47-260 Polska Cerekiew lub w formie elektronicznej na adres:

Ofertę należy złożyć do 15 kwietnia 2013 roku do godziny 15.00.

V. OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI
Piotr Kanzy, tel. 77 480 14 76, e-mail: p.kanzy@polskacerekiew.pl

 

Wójt Gminy
inż. Krystyna Helbin